理事長様はおかしいのでは？宛名の敬称難しい！

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マンションの理事長を経験すると、管理会社からさまざまな書類が届きます。

「確認して、押印ください」という依頼書をポストに入れられていることも多いでしょう。

私も以前、マンションの理事長をしていたときには、管理会社から届く書類を確認して、押印するという作業を何度も行っていました。

そんな中で、ちょっと気になったことがあります。

書類の宛名に、なんと「理事長様」と書かれていたのです。

「ん？　理事長様って、ちょっとおかしくない？」と思いました。

もちろん、相手は丁寧な言葉遣いをしようとしているのでしょう。悪気がないことも分かります。

それでも、「理事長様」という敬称には、違和感バリバリだったのを覚えています。

結局、そのときは「まあ、いいか」と黙って書類を処理しました。

しかし、これ、受け取る理事長によっては「馬鹿にしているのか？」と感じてしまう可能性もあるのではないでしょうか。

「理事長様」という宛名はおかしいのでは？

マンション管理組合の理事長をしていると、管理会社から書類が届くことがあります。

理事会の資料、総会関係の書類、工事関係の確認書、各種申請書など、その種類は意外と多いものです。

そして、その書類の宛名に「理事長様」と書かれていることがあります。

一見すると、丁寧な表現に見えます。

「理事長」に「様」を付けているのだから、何が問題なの？と思う人もいるでしょう。

でも、私は理事長を実際に経験して、「理事長様」という表現には、かなりの違和感を覚えました。

なぜなら、「理事長」は個人の名前ではなく、管理組合における役職名だからです。

例えば、「代表取締役様」「部長様」「社長様」といった表現にも、場合によっては同じような違和感があります。

もちろん、日常会話では「社長様」などの表現が使われることもあります。

ですから、「理事長様」と書いたら絶対に間違いだ、とまで断定するつもりはありません。

ただ、マンション管理組合の書類として考えると、役職名と敬称を重ねているように見えるため、避けたほうが無難ではないでしょうか。

理事長を経験すると「理事長様」に違和感を覚える理由

理事長を経験していないと、「理事長様」という表現に特に疑問を感じないかもしれません。

ところが、実際に理事長になると、少し見方が変わります。

理事長というのは、マンション管理組合の中で特別に偉い人というわけではありません。

区分所有者の中から選任され、管理組合を代表する立場として仕事をする役職です。

しかも、実際に理事長をやってみると分かります。

「理事長だから偉い」というより、管理会社から次々と仕事が回ってくる人という感覚のほうが強いのです。

私の場合も、管理会社から「こちらを確認してください」「ここに押印してください」といった依頼がポストに入っていました。

仕事から帰ってきてポストを開けると、理事長宛ての書類が入っている。

内容を確認して、必要なところに印鑑を押して、また管理会社へ返す。

これを繰り返していると、「理事長様」と書かれていても、「様を付けて丁寧に扱ってくれている」というより、「理事長という役職に書類を回しているだけ」という感覚になってきます。

だからこそ、「理事長様」という宛名を見ると、ちょっと引っ掛かるのです。

「理事長様」と書かれると「馬鹿にしている？」と感じる人も？

これは少し気を付けたほうがいいと思っています。

管理会社側としては、おそらく悪意はありません。

「理事長」という役職に「様」を付ければ丁寧になる、と考えているだけでしょう。

むしろ、失礼がないように配慮している可能性が高いと思います。

しかし、受け取る側が同じように考えるとは限りません。

例えば、長年会社員として働いてきた人なら、「役職名に様を付けるのは変では？」と感じることがあります。

特に、理事長という役職を引き受けて、忙しい中で管理組合の仕事をしている人に対して、書類の宛名が不自然だと、ちょっとしたモヤモヤが残ります。

「丁寧に書いているだけ」と分かっていても、言葉というのは意外と人の感情を左右するものです。

まして理事長の仕事は、ボランティアに近い形で引き受けているケースもあります。

その理事長に対して、形式的な敬語を重ねるよりも、シンプルに「理事長」としたほうが自然ではないでしょうか。

マンション管理組合の書類なら「理事長」が分かりやすい

では、管理会社が理事長へ書類を送る場合、どのような宛名にすればよいのでしょうか。

実務上は、マンションの正式名称や管理組合名、役職などを明確にしておけば、誰宛ての書類なのかが分かります。

例えば、次のような書き方です。

表現	印象
○○マンション管理組合 理事長	シンプルで分かりやすい
○○マンション管理組合 理事長 ○○○○	個人名まで明確になる
○○マンション管理組合 理事長様	丁寧だが違和感を覚える人もいる

個人名を把握しているのであれば、「理事長 ○○○○」のように役職と氏名を併記する方法もあります。

このあたりは、会社同士の文書などと同じように、相手との関係や書類の性質を考えて決めるのがよいでしょう。

少なくとも、「とにかく敬称を付ければ丁寧」という考え方だけで宛名を決めないことが大切だと思います。

理事長は「様」を付けないと失礼なのか？

ここが一番難しいところです。

「理事長」と書いたら失礼なのではないか、と心配する人もいるでしょう。

しかし、「理事長」というのは相手の名前ではなく、管理組合における役職を示す言葉です。

そのため、文書の宛名として役職を明示すること自体が失礼というわけではありません。

例えば、管理会社から管理組合の理事長へ確認を依頼する書類なら、「○○マンション管理組合 理事長」とすることで、誰に確認を求めているのかは十分に分かります。

逆に、氏名が分かっているのであれば、「理事長 ○○○○」のようにする方法もあります。

要するに、「理事長様でなければ失礼」ということではありません。

むしろ、書類の宛先を正確に伝えるという意味では、余計な敬称を付けず、役職と氏名を明確にしたほうがスッキリする場合もあります。

理事長経験者なら「理事長様」はどう感じる？

私自身は、以前マンションの理事長をしていたので、「理事長様」と書かれた書類を見たときに「ん？」と思いました。

ただ、そのときに管理会社へ「これはおかしいですよ」と指摘したわけではありません。

（そこまで言うほどのことでもないですからね。）

書類の内容を確認して、押印して、処理しました。

管理会社としても、悪意があって「理事長様」と書いたわけではないでしょう。

むしろ「理事長に失礼がないように」という気持ちから、様を付けたのだと思います。

だからこそ、こちらとしても「間違っている！」と強く言う必要はないと思います。

ただし、理事長によっては、「理事長様って、何だか馬鹿にされているように感じる」と受け取る可能性もあります。

管理会社と管理組合は、長い付き合いになることが多い関係です。

ほんの一言、ほんの一つの宛名でも、「この会社はきちんとしている」と感じてもらえる場合があります。

管理会社は「丁寧すぎる敬称」にも注意したほうがいい

管理会社から管理組合へ書類を提出するときは、内容だけでなく、宛名や文面にも気を配る必要があります。

特に理事長は、管理会社にとって重要な窓口になることが多い存在です。

理事長宛てに書類を送る機会も少なくありません。

だからといって、何でも「様」を付ければいいわけではありません。

むしろ、役職名、氏名、管理組合名などを正確に記載して、誰宛ての書類なのかを明確にするほうが重要でしょう。

例えば、次のような点を確認すると安心です。

• 管理組合の正式名称が合っているか
• 理事長の役職名が正しいか
• 氏名を記載する場合は漢字が合っているか
• 「理事長様」など過剰に感じられる敬称になっていないか
• 書類の提出先が管理組合なのか理事長個人なのか明確か

特に最後は大切です。

理事長個人に何かを依頼しているのか、それとも管理組合として確認・承認してもらう書類なのかによって、文書の位置付けが変わってきます。

理事長様はおかしい？結局は「違和感」がポイント

「理事長様」という表現について、法律で一律に「使ってはいけない」と決められているわけではありません。

そのため、「理事長様＝絶対に間違い」と断定するのは適切ではないでしょう。

一方で、マンション管理組合の実務を考えると、役職名に「様」を付けることで不自然に感じる人がいるのも事実です。

特に、実際に理事長を経験した人なら、私と同じように「ん？」と思うことがあるかもしれません。

理事長は、マンションの中で偉そうに振る舞うための役職ではありません。

管理会社から届く書類を確認し、必要なところに押印し、理事会をまとめ、時には住民からの相談にも対応する。

実際にやってみると、なかなか大変な役職です。

そんな理事長に対して、「理事長様」と書けば丁寧になる、とは限らないと思います。

私なら、「○○マンション管理組合 理事長」くらいのシンプルな表現のほうが、かえって好感を持ちます。

言葉遣いは難しいですね。

「丁寧にしよう」と思って敬称を付けた結果、相手に違和感を与えてしまうこともあります。

管理会社と理事長という関係だからこそ、変にへりくだるのではなく、正確で自然な宛名にすることが一番大切なのではないでしょうか。

ちなみに、理事長の仕事は書類に印鑑を押すだけではありません。理事会の運営や総会の進行など、意外とやることがあります。

【関連記事】マンション管理組合 理事長の仕事は何をすれば良いの

理事長を引き受けたばかりの方は、「自分が何をすればいいのか分からない」と悩むこともあるでしょう。

私も実際に経験してみて、理事長は想像していた以上に管理会社とのやり取りが多い役職だと感じました。

そして、そんな日々のやり取りの中で見つけたのが、今回の「理事長様」という小さな違和感です。

小さなことだからこそ、わざわざ指摘するほどではない。

でも、気になるものは気になる。

マンション管理の現場では、こうした「ちょっとした違和感」が意外と多いものです。

理事長を経験した人なら、「分かる、これ！」となるのではないでしょうか。

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